Unsere Leistungen: von der Analyse bis zur laufenden Betreuung

Audit und Ist-Analyse

Bestandsaufnahme aller HR-Prozesse, Rollen, Systeme und Compliance-Anforderungen. Die Stakeholder-Interviews starten als Videocalls, weil wir so den Redefluss nicht unterbrechen und die Gespräche per Transkript lückenlos dokumentieren können. Die Vor-Ort-Phase folgt gezielt dort, wo physische Präsenz den Unterschied macht.

Zielarchitektur und Systemdesign

Definition der HR-Zielstruktur: Welche Prozesse laufen zentral, welche dezentral? Wie sieht das Rollen- und Berechtigungskonzept aus? Welche Schnittstellen werden benötigt?

Gesellschaftsanalyse und Payroll-Mapping

Bei Multi-Entity-Strukturen: Analyse aller Gesellschaften, Lohnarten, Kostenstellen und Steuerberater-Konstellationen. Bei einem Verbund mit 12 Gesellschaften und 38 Standorten kann allein diese Phase mehrere Monate dauern. Der Aufwand skaliert mit der Anzahl der Entitäten und der Heterogenität der bestehenden Payroll-Strukturen.

Personio-Konfiguration und Datenmigration

Aufbau des Systems nach der definierten Zielarchitektur. Import aller Stammdaten, Bereinigung von Dubletten, Einrichtung von Workflows, Genehmigungsketten und Dokumentenvorlagen.

Payroll-Anbindung und Testing

Anbindung an das Abrechnungssystem, das Ihr Steuerbüro bereits nutzt. Bei DATEV (LODAS oder Lohn und Gehalt) richten wir die Schnittstelle ein und validieren die Bewegungsdaten über einen vollständigen Abrechnungszyklus. Bei Addison, Agenda oder anderen Systemen digitalisieren wir die Übertragungswege. Alternativ setzen wir die Gehaltsabrechnung direkt über Personio Payroll auf. Bei großen Verbünden wird die Payroll-Readiness gesellschaftsweise ausgerollt. Im aktuellen Großprojekt erstreckt sich diese Phase über 10 Monate.

Rollout und Schulung

Go-Live in Wellen: erst die Zentrale, dann standortweise. Für jede Entität erarbeiten wir individuelle Handouts und Schulungsunterlagen, die sich an den jeweiligen Strukturen, Rollen und Prozessen orientieren. Was in einer Zahnarztpraxis funktioniert, sieht in einer Klinik oder einem Labor anders aus. Die Schulungen werden entsprechend angepasst, nicht als Einheitsprogramm abgespult.

Retainer und laufender Betrieb

Nach dem Go-Live: Hypercare-Phase mit engmaschigem Support, anschließend Übergang in den Retainer. Sie verhandeln ein Kontingent an Beratertagen, das quartalsweise gebucht und flexibel abgerufen werden kann. Kein Verfall am Monatsende, weil der Praxisalltag sich nicht an starre Abrechnungszyklen hält. So können Sie Support genau dann nutzen, wenn er gebraucht wird: bei neuen Standorten, Gesetzesänderungen oder saisonalen Spitzen.

Kommt es zu Post-Merger-Integrationen oder M&A-Prozessen, werden diese separat abgerechnet. So fallen die Kosten sauber in den Kostenblock des Erwerbs und belasten nicht den laufenden Retainer.