Häufig gestellte Fragen

Novida ist eine HR-Beratung mit Fokus auf das Gesundheitswesen. Wir implementieren und optimieren Personio, führen HR-Audits durch, begleiten Praxisübernahmen mit HR Due Diligence und bauen nachhaltige HR-Strukturen für Arztpraxen, MVZ, Klinikketten und Unternehmen jeder Branche auf.

Novida wurde von Christian Schütz gegründet. Er bringt über 28 Jahre Erfahrung im Gesundheitswesen mit, darunter die Skalierung der HR-Abteilung bei KU64 Berlin von 60 auf 250 Mitarbeitende. Unterstützt wird er von Marcel Heumer, Spezialist für Personio-Implementierung und Praxisonboarding.

Unser Branchenfokus für Neuimplementierungen liegt auf dem Gesundheitswesen: Arztpraxen, MVZ, Zahnarztpraxen, Klinikketten. Die Personio-Rettung und Systemoptimierung bieten wir jedoch branchenübergreifend an, ob Mittelstand, Startup, Agentur oder produzierendes Unternehmen.

Unser Firmensitz ist in Berlin (Friedrichstraße 95, 10117 Berlin). Vor-Ort-Termine bieten wir in Berlin und Brandenburg an. Remote begleiten wir Unternehmen deutschlandweit.

Das Erstgespräch ist kostenlos und unverbindlich. In 30 Minuten besprechen wir Ihre Situation, identifizieren die wichtigsten Handlungsfelder und klären, ob und wie wir Ihnen helfen können.

Ein HR-Audit ist eine systematische Bestandsaufnahme aller personalrelevanten Prozesse in Ihrer Praxis. Wir prüfen Arbeitsverträge, Onboarding-Prozesse, Gehaltsstrukturen, Fluktuation, Compliance und Digitalisierungsgrad. Das Ergebnis ist ein konkreter Maßnahmenplan mit Prioritäten und Zeitrahmen.

Ein HR-Audit dauert in der Regel 2 Tage und beginnt bei ca. 1.500 €. Der genaue Umfang hängt von der Praxisgröße, der Anzahl der Standorte und der Komplexität Ihrer Strukturen ab. Nach dem kostenlosen Erstgespräch erhalten Sie ein individuelles Angebot.

Frühfluktuation, also das Ausscheiden neuer Mitarbeiter innerhalb der ersten 12 Monate, kostet Praxen zwischen 20.000 und 40.000 € pro Fall. Diese Kosten setzen sich zusammen aus Recruiting, Einarbeitung, Produktivitätsverlust und erneutem Recruiting. Eine unbesetzte ZFA-Stelle kostet ca. 22.500 € pro Quartal.

Für MVZ und Arztpraxen empfehlen wir Personio. Die Plattform deckt alle HR-Kernprozesse ab (Recruiting, Onboarding, Zeiterfassung, Abwesenheiten, Payroll), unterstützt Multi-Standort-Strukturen und bietet eine direkte DATEV-Schnittstelle. Als zertifizierter Personio-Partner implementieren wir die Software passgenau für Ihre Anforderungen.

Die Kosten hängen von der Unternehmensgröße und den gewünschten Modulen ab. Eine Basisimplementierung für 20–50 Mitarbeitende beginnt bei ca. 3.000 €. Für Organisationen mit mehreren Gesellschaften erstellen wir individuelle Angebote nach einer kostenlosen Bedarfsanalyse.

Eine Standardimplementierung dauert 4–8 Wochen. Bei größeren Organisationen oder komplexen Anforderungen (mehrere Gesellschaften, DATEV-Schnittstelle, Datenmigration) planen wir 8–12 Wochen ein.

Das ist unser Spezialgebiet. Viele Personio-Systeme werden über die Zeit verschlimmbessert: inkonsistente Stammdaten, fehlerhafte DATEV-Schnittstellen, ungenutzte Module. In einem Optimierungs-Check analysieren wir Ihr System, identifizieren Schwachstellen und erstellen einen konkreten Maßnahmenplan. Die Personio-Rettung bieten wir branchenübergreifend an.

Ja, Personio unterstützt Multi-Gesellschafts-Strukturen. Die Herausforderung liegt in der sauberen Konfiguration. Hier scheitern viele Implementierungen. Wir sorgen dafür, dass jede Gesellschaft korrekt angelegt ist und die DATEV-Exporte automatisch und fehlerfrei laufen.

DATEV Payroll-ready bedeutet, dass Ihre Personio-Daten so sauber und vollständig sind, dass der automatische Export an DATEV Lohn & Gehalt ohne manuelle Korrekturen funktioniert. Dafür müssen Stammdaten konsistent, Gesellschaftsstrukturen korrekt abgebildet und alle Pflichtfelder gepflegt sein. Viele Unternehmen haben hier Nachholbedarf, den wir gezielt beheben.

Nein. Unsere Systemrettung und Datenbereinigung ist branchenübergreifend. Ob Klinikkette, Mittelständler, Agentur, Startup oder produzierendes Unternehmen: Wenn Ihr Personio-System über die Zeit verschlimmbessert wurde oder DATEV Payroll-ready werden soll, bringen wir es auf Kurs.

Ja, Training ist fester Bestandteil jeder Implementierung und Optimierung. Wir schulen HR-Verantwortliche, Praxismanager und Führungskräfte, vor Ort in Berlin oder remote deutschlandweit.

Eine HR Due Diligence ist die systematische Prüfung aller personalrelevanten Aspekte vor einer Praxisübernahme. Dazu gehören: Arbeitsverträge, Gehaltsstrukturen, Urlaubsansprüche, Kündigungsfristen, Betriebszugehörigkeiten, mögliche Rechtsrisiken und die Teamstruktur. Das Ziel ist, versteckte Risiken und Kosten zu identifizieren, bevor der Kaufvertrag unterschrieben wird.

Beim Share Deal werden Unternehmensanteile übertragen, die Arbeitsverhältnisse bleiben unverändert bestehen. Beim Asset Deal (Betriebsübergang nach § 613a BGB) werden einzelne Vermögenswerte übertragen, und die Arbeitnehmer gehen automatisch mit allen Rechten und Pflichten auf den neuen Inhaber über. Beide Varianten haben unterschiedliche HR-Implikationen bei Vertragsgestaltung, Kündigungsschutz und Informationspflichten.

Typische HR-Risiken sind: veraltete oder fehlerhafte Arbeitsverträge, nicht dokumentierte Nebenabreden, ausstehende Urlaubsansprüche, Überstundenkonten, laufende Kündigungsschutzklagen, unklare Zuständigkeiten, fehlende Stellenbeschreibungen und Schlüsselpersonen, die nach der Übernahme kündigen könnten. Eine professionelle HR Due Diligence deckt diese Risiken vor dem Kauf auf.

Eine vollständige HR Due Diligence bei Praxisübernahmen liegt je nach Praxisgröße zwischen 3.000 € und 8.000 €. Ein HR-Grundpaket für Praxisgründer (Arbeitsvertragsvorlagen, Onboarding-Prozess, Personio-Basissetup) beginnt bei ca. 2.500 €. Die Investition rechnet sich schnell, wenn dadurch ein einziges Risiko vermieden wird.

Banken finanzieren Praxisübernahmen oft mit hohen Summen. Sie wissen aus Erfahrung, dass viele Übernahmen an HR-Problemen scheitern: Schlüsselmitarbeiter kündigen, Teamkonflikte eskalieren, oder versteckte Personalkosten sprengen die Kalkulation. Eine professionelle HR-Begleitung reduziert diese Risiken und sichert damit auch die Finanzierung ab.

Der erste Schritt ist immer ein kostenloses, 30-minütiges Erstgespräch. Darin analysieren wir gemeinsam Ihre Situation und identifizieren die wichtigsten Handlungsfelder. Anschließend erhalten Sie ein konkretes Angebot. Bei Zusage starten wir in der Regel innerhalb von 1–2 Wochen.

Ja, ein Großteil unserer Arbeit funktioniert remote. Personio-Implementierungen, Datenbereinigungen, Schulungen und laufende Begleitung führen wir regelmäßig per Videocall durch. Für HR-Audits und Kick-offs kommen wir gerne vor Ort, in Berlin und Brandenburg ist das inklusive.

Selbstverständlich. Sie können gezielt ein HR-Audit, eine Personio-Optimierung, eine DATEV-Schnittstellenbereinigung oder eine HR Due Diligence buchen, ohne weitere Leistungen abnehmen zu müssen. Im Erstgespräch klären wir gemeinsam, was am sinnvollsten ist.

In der Regel starten wir innerhalb von 1–2 Wochen nach Auftragserteilung. Bei dringenden Fällen, beispielsweise einem bevorstehenden Lohnbüro-Wechsel oder einer Übernahme unter Zeitdruck, finden wir auch kurzfristigere Lösungen.

Am einfachsten per E-Mail an info@novida-hr.de oder telefonisch unter 030 / 209 639 60. Oder buchen Sie direkt ein kostenloses Erstgespräch über unsere Website.