HR-Retainer: Personio- und HR-Spezialisten auf Abruf, dauerhaft an Ihrer Seite
Ein flexibles Kontingent an Beratertagen, das Ihr HR-Team genau dann abruft, wenn es gebraucht wird. Für Verbünde, die nach dem Go-Live verlässliche Personio- und DATEV-Expertise dauerhaft sichern wollen.
Nach dem Go-Live beginnt der Alltag
Die Implementierung ist abgeschlossen, das System läuft. Doch in gewachsenen Strukturen mit vielen Standorten entstehen täglich neue Fragen, für die im laufenden Betrieb oft die Spezialkapazität fehlt.
- Personio läuft, aber wird nicht konsequent gepflegt, die Datenqualität sinkt Monat für Monat.
- Gesetzesänderungen kommen, und werden im Tagesgeschäft zu spät umgesetzt.
- Neue Standorte und wachsende Strukturen, jede Einheit bringt neue Anforderungen.
- Das HR-Team ist ausgelastet, für Personio-Tiefe und DATEV-Themen fehlt die Zeit.
- Kleine Probleme bleiben liegen, bis sie zu großen werden.
Genau hier setzt der Retainer an: Spezialisten, die Ihre Struktur kennen, ohne dass Sie eine zusätzliche Stelle schaffen müssen.
Der Novida HR-Retainer: Ihr Spezialisten-Team auf Abruf
Wir übernehmen die laufende Betreuung Ihrer Personio- und HR-Prozesse über alle Standorte. Planbar, flexibel skalierbar und ohne dass Sie zusätzliche Festanstellungen schaffen müssen. Ihr bestehendes HR-Team bekommt Personio- und DATEV-Spezialisten dauerhaft an die Seite.
So funktioniert das Beratertage-Modell
Statt starrer Pauschalen vereinbaren wir ein Kontingent an Beratertagen, das Sie flexibel abrufen, für genau die Themen, die gerade anstehen.
Kontingent vereinbaren
Wir legen gemeinsam ein Volumen an Beratertagen fest, monatlich definiert und auf das Quartal gebucht.
Flexibel abrufen
Sie nutzen die Tage, wann immer Sie sie brauchen, für alles, was im Alltag anfällt, ohne Kleinklein-Abgrenzung.
Mitwachsen
Bei dauerhaft höherem Bedarf passen wir das Kontingent für das nächste Quartal unkompliziert an.
Mindestlaufzeit ein Quartal. Die Beratertage werden monatlich definiert, lassen sich aber innerhalb des Quartals frei verschieben. Was in einem Monat nicht anfällt, verfällt nicht, sondern wandert ins Quartalskontingent.
Breites Spektrum im Alltag. Innerhalb der Tage bearbeiten wir relativ unspezifisch alle Bedürfnisse, die im laufenden Betrieb auftauchen, von der Pflege über Optimierung bis zu akuten Themen.
Was Sie über den Retainer abrufen
Sechs Leistungsbereiche, die Sie nach Bedarf nutzen. Alles aus einer Hand.
Personio-Betreuung
Laufende Administration, Konfigurationsanpassungen, neue Mitarbeitende anlegen, Workflows pflegen, Datenqualität über alle Einheiten sichern.
Compliance & Gesetzesänderungen
Proaktive Information über relevante Änderungen (ArbZG, MuSchG, NachwG, DSGVO) und Umsetzung in Ihren Prozessen.
Reporting & Kennzahlen
Konsolidierte HR-Kennzahlen über alle Gesellschaften: Fluktuation, Krankenstand, Recruiting-Dauer, Headcount, mit Handlungsempfehlungen.
Troubleshooting
Schnelle Hilfe bei akuten Themen: DATEV-Fehler, Personio-Probleme, Prozesslücken, bevor sie die Abrechnung gefährden.
Prozessoptimierung
Kontinuierliche Verbesserung: Onboarding-Standards aktualisieren, Workflows vereinfachen, neue Module einrichten.
Sparring & Beratung
Regelmäßiger Jour Fixe mit Ihrem Ansprechpartner. Strategische HR-Themen besprechen, Prioritäten setzen, Entscheidungen vorbereiten.
Klar abgegrenzt: laufender Betrieb und Zukäufe
Damit es transparent bleibt: Das Tagesgeschäft läuft im Retainer. Die Integration zugekaufter Einheiten ist ein eigenes Projekt.
Im Retainer enthalten
Der laufende Betrieb und organisches Wachstum
- Pflege und Optimierung des bestehenden Systems
- Neue Mitarbeitende an bestehenden Standorten
- Compliance, Reporting, Troubleshooting
- Prozess- und Workflow-Verbesserungen
- Laufendes Sparring und Jour Fixe
Separat: Integration von Zukäufen
Eigenes Projekt, gesondert kalkuliert
- Übernahme bestehender Personio-Accounts der zugekauften Einheit
- Vorarbeit: Datensichtung, Struktur-Analyse, Bereinigung
- Implementierung und Migration in die Verbund-Struktur
- Harmonisierung mit den bestehenden Gesellschaften
Drei Kontingent-Größen, flexibel skalierbar
Eine Orientierung nach Struktur-Größe. Das genaue Volumen und die Konditionen leiten wir aus dem persönlichen Audit ab.
Kompakt
Für einzelne Einheiten & kleinere Verbünde
Kleines Tageskontingent
monatlich definiert · quartalsweise gebucht
- Personio-Administration & Pflege
- E-Mail-Support mit fester Reaktionszeit
- Compliance-Updates
- Regelmäßiges Review-Gespräch
Verbund
Für MVZ-Verbünde & mehrere Gesellschaften
Mittleres Tageskontingent
monatlich definiert · quartalsweise gebucht
- Personio-Administration & laufende Optimierung
- Telefon- & E-Mail-Support, kurze Reaktionszeit
- Reporting mit Handlungsempfehlungen
- Regelmäßiger Jour Fixe
- Proaktive Compliance-Umsetzung
Gruppe
Für Klinikgruppen & große Plattformen
Großes Kontingent
dediziert · nach Vereinbarung
- Dedizierter Ansprechpartner
- Betreuung mehrerer Gesellschaften
- DATEV-Schnittstellenbetreuung
- Engmaschiger Jour Fixe
- Vor-Ort-Termine nach Bedarf
- Reporting & Strategie-Review
Für wen ist der HR-Retainer gedacht?
Verbünde nach der Personio-Implementierung
Das System läuft, aber wer hält es dauerhaft sauber? Wir sorgen dafür, dass die Qualität über alle Standorte nicht abnimmt.
HR-Teams, die Spezialkapazität brauchen
Ihr Team ist ausgelastet. Für Personio-Tiefe und DATEV-Themen holen Sie sich Spezialisten an die Seite, statt eine Stelle zu schaffen.
Wachsende Gruppen mit Zukäufen
Neue Standorte, mehr Gesellschaften, komplexere Strukturen. Das Kontingent wächst flexibel mit, die Integration von Zukäufen planen wir separat.
So starten wir die Zusammenarbeit
Vom Erstgespräch zum laufenden Support in vier Schritten.
Erstgespräch
30 Minuten. Wir verstehen Ihre Situation und Ihren Bedarf.
Audit
Persönliches Audit mit Christian Schütz als Grundlage für das passende Kontingent.
Kontingent festlegen
Wir vereinbaren das Volumen an Beratertagen pro Quartal und starten.
Laufende Betreuung
Flexibler Abruf, Jour Fixe, Reporting, über alle Standorte.
Häufige Fragen zum HR-Retainer
Wie wird der Retainer abgerechnet?▾
Über ein vereinbartes Kontingent an Beratertagen, das monatlich definiert und auf das Quartal gebucht wird. Umfang und Konditionen stimmen wir individuell auf Ihre Struktur ab, sie ergeben sich aus dem persönlichen Audit. So zahlen Sie für tatsächlichen Bedarf, nicht für eine starre Pauschale.
Wie flexibel sind die Beratertage?▾
Der Retainer läuft mindestens ein Quartal. Die Tage werden monatlich definiert, lassen sich innerhalb des Quartals aber frei verschieben. Was in einem Monat nicht gebraucht wird, verfällt nicht, sondern bleibt im Quartalskontingent erhalten. So gleichen sich ruhigere und intensive Phasen aus.
Was können wir über die Tage bearbeiten lassen?▾
Im Rahmen des Kontingents bearbeiten wir relativ unspezifisch alles, was im HR-Alltag auftaucht: Personio-Pflege und -Optimierung, Compliance, Reporting, Troubleshooting, Prozessverbesserungen und Sparring. Sie müssen nicht für jede Aufgabe ein neues Angebot einholen.
Sind Zukäufe und neue Akquisitionen im Retainer enthalten?▾
Organisches Wachstum und das Tagesgeschäft an bestehenden Standorten laufen im Retainer. Die Integration einer zugekauften Einheit ist dagegen ein eigenes Projekt und wird separat kalkuliert. Dazu gehören die Übernahme bestehender Personio-Accounts, die Vorarbeit wie Datensichtung und Bereinigung sowie die Implementierung und Migration in Ihre Verbund-Struktur. Solche Integrationen fallen bei Zukäufen häufig in die Erwerbskosten der Transaktion, daher grenzen wir sie bewusst vom laufenden Retainer ab.
Brauchen wir vorher eine Personio-Implementierung durch Novida?▾
Nein. Der Retainer eignet sich auch für Verbünde, die Personio bereits im Einsatz haben. Wir starten mit dem Audit, verschaffen uns einen Überblick über Ihre Struktur und setzen dort an, wo der größte Hebel liegt.
Wer betreut uns im Retainer?▾
Die laufende Umsetzung verantwortet das Novida-Team, allen voran Marcel Heumer als Projektmanager für Personio und DATEV. Das persönliche Audit als Grundlage übernimmt Christian Schütz. So greifen Beratung und Umsetzung sauber ineinander.
Bereit für dauerhaft verlässliche HR-Entlastung?
Im Erstgespräch klären wir Ihre Ausgangslage. Das passende Tageskontingent ergibt sich aus dem anschließenden Audit mit Christian Schütz.
Oder schreiben Sie uns: info@novida-hr.de