Allgemeine Geschäftsbedingungen

§ 1 Geltungsbereich

(1) Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (nachfolgend „AGB") gelten für alle Verträge, Angebote und Leistungen der Novida HR GmbH, Friedrichstraße 95, 10117 Berlin (nachfolgend „Novida" oder „Auftragnehmerin"), gegenüber ihren Auftraggebern (nachfolgend „Auftraggeber").

(2) Die Leistungen von Novida richten sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne von § 14 BGB, juristische Personen des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliche Sondervermögen. Es handelt sich nicht um Verbrauchergeschäfte.

(3) Abweichende, entgegenstehende oder ergänzende AGB des Auftraggebers werden nur dann Vertragsbestandteil, wenn und soweit Novida ihrer Geltung ausdrücklich schriftlich zugestimmt hat. Dieses Zustimmungserfordernis gilt in jedem Fall, auch wenn Novida in Kenntnis der AGB des Auftraggebers die Leistung vorbehaltlos ausführt.

(4) Im Einzelfall getroffene individuelle Vereinbarungen (einschließlich Nebenabreden, Ergänzungen und Änderungen) haben Vorrang vor diesen AGB. Für den Inhalt derartiger Vereinbarungen ist ein schriftlicher Vertrag bzw. eine schriftliche Bestätigung von Novida maßgebend.

§ 2 Leistungen

(1) Novida erbringt HR-Beratungs- und Implementierungsdienstleistungen, insbesondere:

• HR-Audits und HR-Architekturberatung
• Personio-Implementierung, -Optimierung und -Systemrettung
• DATEV-Schnittstelleneinrichtung und -optimierung
• Datenmigration und Datenbereinigung
• HR Due Diligence bei Unternehmenstransaktionen
• Recruiting- und Onboarding-Prozessgestaltung
• Schulungen und Workshops
• Laufende HR-Begleitung und Retainer-Vereinbarungen

(2) Art und Umfang der jeweiligen Leistung ergeben sich aus dem individuellen Angebot, der Leistungsbeschreibung oder dem Projektvertrag (nachfolgend zusammen „Auftrag"). Der Auftrag hat Vorrang vor diesen AGB.

(3) Novida erbringt ihre Leistungen als Dienstleistung (§ 611 BGB), sofern im Einzelfall nicht ausdrücklich ein Werkvertrag (§ 631 BGB) vereinbart ist. Novida schuldet die ordnungsgemäße Erbringung der vereinbarten Tätigkeit, nicht einen bestimmten Erfolg.

(4) Beratungsleistungen von Novida stellen keine Rechtsberatung, Steuerberatung oder Wirtschaftsprüfung dar. Novida empfiehlt dem Auftraggeber, für rechtliche, steuerliche oder wirtschaftsprüferische Fragestellungen die jeweils zuständigen Fachberater hinzuzuziehen.

§ 3 Angebote und Vertragsschluss

(1) Angebote von Novida sind freibleibend und unverbindlich, sofern sie nicht ausdrücklich als verbindlich gekennzeichnet sind.

(2) Der Vertrag kommt durch schriftliche Auftragsbestätigung von Novida oder durch Beginn der Leistungserbringung zustande. Die schriftliche Form wird auch durch E-Mail gewahrt.

(3) Änderungen und Erweiterungen des Auftrags (Change Requests) bedürfen der schriftlichen Vereinbarung. Novida wird den Auftraggeber über Auswirkungen auf Zeitplan und Vergütung informieren.

§ 4 Mitwirkungspflichten des Auftraggebers

(1) Der Auftraggeber ist verpflichtet, die für die Leistungserbringung erforderlichen Mitwirkungsleistungen rechtzeitig und vollständig zu erbringen. Dazu gehören insbesondere:

• Bereitstellung von Zugängen zu relevanten Systemen (z. B. Personio, DATEV, HR-Software)
• Bereitstellung von Daten, Dokumenten und Informationen
• Benennung eines fachkundigen Ansprechpartners
• Teilnahme an vereinbarten Abstimmungsterminen
• Zeitnahe Freigabe von Zwischen- und Endergebnissen

(2) Kommt der Auftraggeber seinen Mitwirkungspflichten nicht oder nicht rechtzeitig nach, verschieben sich die vereinbarten Termine und Fristen entsprechend. Novida ist nicht für daraus resultierende Verzögerungen verantwortlich.

(3) Durch verspätete oder unterlassene Mitwirkung entstehender Mehraufwand wird nach Aufwand zu den vereinbarten Stundensätzen berechnet.

§ 5 Vergütung und Zahlungsbedingungen

(1) Die Vergütung richtet sich nach dem individuellen Angebot. Sofern nichts anderes vereinbart ist, gelten die zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses gültigen Stundensätze von Novida.

(2) Alle genannten Preise verstehen sich zuzüglich der jeweils geltenden gesetzlichen Umsatzsteuer.

(3) Rechnungen sind innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungsdatum ohne Abzug zur Zahlung fällig, sofern nicht im Einzelfall eine abweichende Zahlungsfrist vereinbart wurde.

(4) Bei Projekten mit einem Auftragsvolumen ab 5.000 € netto ist Novida berechtigt, eine Anzahlung in Höhe von 30 % des geschätzten Auftragsvolumens zu verlangen. Die Anzahlung wird mit der Schlussrechnung verrechnet.

(5) Bei Retainer-Vereinbarungen (laufende Begleitung) erfolgt die Abrechnung monatlich im Voraus, sofern nicht anders vereinbart.

(6) Reisekosten werden gesondert berechnet, sofern im Angebot nicht bereits enthalten. Es gelten die zum Zeitpunkt der Reise aktuellen Pauschalen oder die tatsächlich entstandenen Kosten.

(7) Gerät der Auftraggeber mit der Zahlung in Verzug, ist Novida berechtigt, Verzugszinsen in Höhe von 9 Prozentpunkten über dem Basiszinssatz (§ 288 Abs. 2 BGB) zu verlangen. Die Geltendmachung eines weitergehenden Verzugsschadens bleibt vorbehalten.

§ 6 Vertragslaufzeit und Kündigung

(1) Projektbasierte Aufträge enden mit Abschluss der vereinbarten Leistung oder mit Ablauf der vereinbarten Projektlaufzeit.

(2) Retainer-Vereinbarungen (laufende Begleitung) werden auf unbestimmte Zeit geschlossen und können von beiden Seiten mit einer Frist von 4 Wochen zum Monatsende ordentlich gekündigt werden, sofern nicht im Einzelvertrag eine abweichende Kündigungsfrist vereinbart wurde.

(3) Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt insbesondere vor, wenn:

• die jeweils andere Partei eine wesentliche Vertragspflicht trotz schriftlicher Abmahnung mit angemessener Nachfrist nicht erfüllt,
• über das Vermögen der jeweils anderen Partei ein Insolvenzverfahren eröffnet oder die Eröffnung mangels Masse abgelehnt wird,
• der Auftraggeber mit der Zahlung fälliger Vergütungen länger als 30 Tage in Verzug ist.

(4) Bei vorzeitiger Beendigung des Vertrags hat Novida Anspruch auf Vergütung der bis zum Beendigungszeitpunkt erbrachten Leistungen.

§ 7 Vertraulichkeit

(1) Beide Parteien verpflichten sich, alle im Rahmen der Zusammenarbeit erlangten vertraulichen Informationen und Geschäftsgeheimnisse der jeweils anderen Partei streng vertraulich zu behandeln und nicht an Dritte weiterzugeben.

(2) Als vertraulich gelten insbesondere: Mitarbeiterdaten, Personalakten, Gehaltsstrukturen, Arbeitsverträge, interne Prozesse, Geschäftsstrategien, Finanzdaten und alle Informationen, die als vertraulich gekennzeichnet sind oder deren Vertraulichkeit sich aus den Umständen ergibt.

(3) Die Vertraulichkeitsverpflichtung besteht auch nach Beendigung des Vertragsverhältnisses fort, mindestens für die Dauer von 3 Jahren nach Vertragsende.

(4) Die Vertraulichkeitsverpflichtung gilt nicht für Informationen, die öffentlich bekannt sind oder werden, ohne dass eine Partei die Vertraulichkeitspflicht verletzt hat, die der empfangenden Partei bereits vor Offenlegung bekannt waren, oder die aufgrund gesetzlicher Verpflichtung offengelegt werden müssen.

§ 8 Datenschutz und Auftragsverarbeitung

(1) Novida verarbeitet personenbezogene Daten im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Einzelheiten entnehmen Sie unserer Datenschutzerklärung.

(2) Soweit Novida im Rahmen der Leistungserbringung Zugang zu personenbezogenen Daten des Auftraggebers erhält (z. B. Mitarbeiterdaten bei Personio-Implementierung, HR-Audit oder Due Diligence), wird ein gesonderter Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen.

(3) Novida verpflichtet sich, personenbezogene Daten des Auftraggebers ausschließlich im Rahmen des erteilten Auftrags und nach Weisung des Auftraggebers zu verarbeiten.

(4) Novida setzt bei der Leistungserbringung geeignete technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs) zum Schutz personenbezogener Daten ein.

§ 9 Einsatz von KI-gestützten Werkzeugen

(1) Novida setzt zur Unterstützung interner Arbeitsprozesse KI-gestützte Werkzeuge ein (insbesondere Claude AI von Anthropic). Diese werden zur Erstellung, Analyse und Optimierung von Texten, Konzepten, Strukturen und Dokumenten verwendet.

(2) Personenbezogene Daten des Auftraggebers oder dessen Mitarbeiter werden nicht ohne vorherige schriftliche Zustimmung des Auftraggebers in KI-gestützte Werkzeuge eingegeben. Novida informiert den Auftraggeber vorab, sofern im Rahmen eines konkreten Auftrags die Eingabe personenbezogener Daten in KI-Tools beabsichtigt ist.

(3) Die Qualitätssicherung und fachliche Prüfung aller Arbeitsergebnisse obliegt den HR-Consultants von Novida. KI-generierte Inhalte werden stets fachlich geprüft und angepasst, bevor sie dem Auftraggeber übergeben werden.

(4) Der Auftraggeber hat das Recht, den Einsatz von KI-gestützten Werkzeugen für seinen Auftrag schriftlich auszuschließen. In diesem Fall kann sich der Leistungsumfang oder die Vergütung entsprechend ändern.

§ 10 Einsatz von Erfüllungsgehilfen

(1) Novida ist berechtigt, zur Erfüllung ihrer vertraglichen Pflichten qualifizierte Erfüllungsgehilfen (z. B. freie Mitarbeiter, Subunternehmer) einzusetzen. Novida haftet für deren Handlungen wie für eigenes Handeln.

(2) Soweit Erfüllungsgehilfen Zugang zu personenbezogenen Daten des Auftraggebers erhalten, wird dies im AVV als Unterauftragsverarbeitung geregelt.

(3) Auf Verlangen des Auftraggebers benennt Novida die eingesetzten Erfüllungsgehilfen.

§ 11 Urheberrecht und Nutzungsrechte

(1) Alle von Novida erstellten Arbeitsergebnisse (z. B. Konzepte, Analysen, Prozessdokumentationen, Schulungsunterlagen, Vorlagen) sind urheberrechtlich geschützt.

(2) Mit vollständiger Bezahlung der vereinbarten Vergütung erhält der Auftraggeber ein einfaches, zeitlich unbefristetes Nutzungsrecht an den für ihn erstellten Arbeitsergebnissen für seine internen Geschäftszwecke.

(3) Eine Weitergabe an Dritte, Veröffentlichung oder kommerzielle Verwertung der Arbeitsergebnisse durch den Auftraggeber bedarf der vorherigen schriftlichen Zustimmung von Novida.

(4) Novida ist berechtigt, anonymisierte Projekterfahrungen (ohne Nennung des Auftraggebers) für eigene Referenzzwecke, Marketingmaterialien und Schulungen zu verwenden, sofern der Auftraggeber nicht widerspricht.

(5) Eine namentliche Referenznennung des Auftraggebers (z. B. auf der Website, in Präsentationen) erfolgt nur mit vorheriger schriftlicher Zustimmung des Auftraggebers.

§ 12 Haftung

(1) Novida haftet unbeschränkt für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, die auf einer fahrlässigen oder vorsätzlichen Pflichtverletzung von Novida, ihrer gesetzlichen Vertreter oder Erfüllungsgehilfen beruhen, sowie für Schäden, die durch vorsätzliches oder grob fahrlässiges Verhalten verursacht wurden.

(2) Im Falle der Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten) durch leichte Fahrlässigkeit ist die Haftung auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden begrenzt. Wesentliche Vertragspflichten sind solche, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Auftraggeber regelmäßig vertrauen darf.

(3) Die Haftung für leicht fahrlässige Verletzung nicht wesentlicher Vertragspflichten ist ausgeschlossen.

(4) Die Haftung ist pro Schadensfall auf die Höhe der für den jeweiligen Auftrag vereinbarten Nettovergütung begrenzt, maximal jedoch auf 100.000 €. Dies gilt nicht in den Fällen des Absatzes 1.

(5) Novida haftet nicht für Schäden, die durch unzureichende, fehlerhafte oder verspätete Mitwirkung des Auftraggebers verursacht werden.

(6) Schadensersatzansprüche des Auftraggebers verjähren nach 12 Monaten ab dem Zeitpunkt, in dem der Auftraggeber vom Schaden und der Person des Schädigers Kenntnis erlangt hat. Dies gilt nicht in den Fällen des Absatzes 1.

(7) Novida unterhält eine Berufshaftpflichtversicherung bei der ARAG SE, ARAG Platz 1, 40472 Düsseldorf. Die Versicherung deckt Vermögensschäden ab, die im Rahmen der vertraglich vereinbarten Beratungs- und Implementierungsleistungen entstehen können. Der räumliche Geltungsbereich umfasst die Bundesrepublik Deutschland.

§ 13 Höhere Gewalt

Keine Partei haftet für die Nichterfüllung oder verspätete Erfüllung ihrer vertraglichen Pflichten, soweit die Nichterfüllung oder Verspätung auf höhere Gewalt zurückzuführen ist. Höhere Gewalt umfasst insbesondere Naturkatastrophen, Epidemien, Pandemien, behördliche Anordnungen, Krieg, Terrorismus, Streik, Lockout, Ausfall wesentlicher IT-Infrastruktur oder vergleichbare unvorhersehbare Ereignisse. Die betroffene Partei wird die andere Partei unverzüglich über den Eintritt und die voraussichtliche Dauer der höheren Gewalt informieren.

§ 14 Abwerbeverbot

Der Auftraggeber verpflichtet sich, während der Vertragslaufzeit und für einen Zeitraum von 12 Monaten nach Vertragsende keine Mitarbeiter oder freien Mitarbeiter von Novida, die im Rahmen des Auftrags tätig waren, direkt oder indirekt abzuwerben oder zu beschäftigen. Bei Verstoß gegen dieses Abwerbeverbot ist der Auftraggeber verpflichtet, eine Vertragsstrafe in Höhe des 6-fachen Bruttomonatsgehalts des abgeworbenen Mitarbeiters zu zahlen. Novida behält sich die Geltendmachung weitergehender Schadensersatzansprüche vor.

§ 15 Schlussbestimmungen

(1) Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG).

(2) Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit dem Vertragsverhältnis ist Berlin, sofern der Auftraggeber Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist.

(3) Änderungen und Ergänzungen dieser AGB bedürfen der Schriftform. Dies gilt auch für die Aufhebung dieser Schriftformklausel. Die schriftliche Form wird auch durch E-Mail gewahrt.

(4) Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam oder undurchführbar sein oder nach Vertragsschluss unwirksam oder undurchführbar werden, so wird dadurch die Wirksamkeit der AGB im Übrigen nicht berührt. Anstelle der unwirksamen oder undurchführbaren Bestimmung soll diejenige wirksame und durchführbare Regelung treten, deren Wirkungen der wirtschaftlichen Zielsetzung am nächsten kommen, die die Vertragsparteien mit der unwirksamen bzw. undurchführbaren Bestimmung verfolgt haben (salvatorische Klausel).

(5) Die Übertragung von Rechten und Pflichten aus dem Vertragsverhältnis durch den Auftraggeber bedarf der vorherigen schriftlichen Zustimmung von Novida.